Crise : la chasse aux gaspillages dans les bureaux

Nul n’a été épargné par la crise, mais les secteurs banque / assurance ont particulièrement été exposés. Quand elles ne sont pas contraintes de diminuer leur masse salariale, ces entreprises doivent impérativement trouver un moyen de diminuer leurs coûts. Le développement du Lean Office apparait aujourd’hui comme un véritable remède à la crise.

Qu’est ce que le Lean ? Comment peut-il aider efficacement les entreprises à traverser la crise ?

Le concept Lean, qui trouve sa traduction en français dans le terme « agile Â» ou « flexible Â», a été développé au Japon par le constructeur automobile Toyota. D’une façon générale, le Lean consiste à rechercher la performance par l’amélioration continue, en procédant à l’élimination de toute forme de gaspillage au sein de l’organisation qui sont tout aussi importants dans les bureaux que dans les usines.

On estime seulement entre 40 et 70% le temps réellement productif dans les entreprises de service.

En moyenne, sur un poste de travail il apparait que plus de 80% des fichiers n’ont pas été accédés depuis plus d’un an. Le stockage, même électronique, des données représente non seulement un coût direct (en terme de capacité informatique), mais également une perte de temps lorsqu’il s’agit de retrouver une information parmi toutes celles présentes. De la même manière, on peut réduire très significativement les déplacements dans les bureaux en positionnant les imprimantes, photocopieuses, fax ou autres périphériques de manière optimale.

Une des principales applications du Lean dans les entreprises du secteur des services se situe au niveau de leur système d’information.

Dans le secteur bancaire par exemple, chaque entité a longtemps développé ses propres applications, en utilisant ses standards, et ses bases de données sans aucune coordination. Aujourd’hui, l’entreprise se retrouve avec plusieurs applications incapables de communiquer entre elles, et alimentées par de multiples bases de données, capitalisant plusieurs fois les mêmes informations, et souvent à un niveau de maturité différent, engendrant des risques opérationnels forts.

Les approches Lean dans les services informatiques permettent ainsi de standardiser l’architecture des systèmes d’informations, de développer des applications évolutives, compatibles entre elles, et utilisant des bases de données communes.

La nouvelle jeunesse des méthodes de « cost killing Â» constitue à la fois un impératif et une véritable opportunité pour les entreprises de service de s’ouvrir aux démarches Lean.

Les entreprises du secteur tertiaire qui ont longtemps évolué sous peu de contraintes procédurales, présentent des perspectives très intéressantes de réduction de coûts et d’amélioration de la rentabilité.

Finalement, ces démarches leur permettraient de réaliser à court terme des économies durables sans investissements supplémentaires, leur offrant une bouffée d’oxygène inespérée dans ce contexte économique particulièrement tendu.

De plus, au delà des économies faites aujourd’hui, elles permettent de développer la flexibilité et la rapidité de leurs processus, et ainsi d’améliorer la qualité des services, et leur compétitivité en attendant la reprise.